Apporter à tous un service public de qualité

La Direction Comptable et Financière est composée de :

• 1 Directeur Comptable et Financier en complément de ses fonctions de DCF à la CPAM de l'Indre et Loire
• 1 Fondé de pouvoir
• 2 Comptables

LES MISSIONS DU SERVICE

Les missions essentielles de l’activité comptable et financière sont tournées vers la sécurisation du fonctionnement interne de l’organisme et la maîtrise des flux financiers. Pour ce faire ses missions principales sont :

• la tenue de la comptabilité et l’établissement des comptes annuels en vue de leurs certifications par un Commissaires aux Comptes ;
• la gestion de la trésorerie et la maîtrise des flux financiers ;
• le contrôle et la maîtrise des risques.

Ses autres missions transversales sont :

• la comptabilité analytique ;
• l’élaboration et le contrôle budgétaire en collaboration avec le service Budget ;
• la gestion des indicateurs d’activités CESNET.

Le service Qualité est composé de :

• 1 Responsable Qualité également responsable qualité au laboratoire médical,
• 1 agent administratif,
• 1 Conseiller qualité, également DPO auprès du directeur.

LES MISSIONS DU SERVICE

Contribuer à l’amélioration continue de la qualité de nos prestations en plaçant l’approche processus au service des missions stratégiques de l’UC-IRSA, ceci dans le but de garantir la satisfaction des attentes implicites et explicites de nos clients. Pour ce faire et avec le concourt de notre service, la démarche qualité prévoit :

A l’échelle institutionnelle :

• la mise en place (ou cartographie), la surveillance et l’optimisation des processus de notre organisme.

Sur l’ensemble des CES, notamment au travers des Groupes Qualité :

• Une veille documentaire rigoureuse destinée à mettre à disposition des utilisateurs une base documentaire de travail actualisée, en adéquation avec leurs besoins ;
• La mise en place, l’analyse et le suivi d’indicateurs ;
• Le recueil et la prise en compte des dysfonctionnements ou réclamations émanant des différents clients (internes ou externes) ;
• Le suivi et l’analyse de l’efficacité des différentes actions d’amélioration mises en place.

Administrer, maintenir et développer l’outil Intraqual concernant :

• La partie Gestion Electronique de Documents (GED), qui nous garantit une maitrise documentaire conforme et efficace.
• La partie « workflows » (FAQ et Actions d’amélioration) qui formalise les traitements à réaliser, les étapes de validation, les délais à respecter, le cheminement à suivre et les acteurs concernés pour accomplir les tâches définies.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

Le service Qualité a vécu une année 2022 riche en évolutions. Suite au départ en retraite au mois d’avril de Béatrice Guellerin, Responsable Qualité institutionnel depuis 2016, c’est Eloïse Gaudron, également Responsable Qualité au laboratoire qui a pris la suite de ses fonctions au 1er septembre.

• Relance des Groupes Qualité sur l’ensemble des CES,
• Recartographie globale des processus de l’UC-IRSA pour être en adéquation avec notre organisation actuelle.

Le service Ingénierie Promotion et Accès à l’EPS a pour mission d’organiser les actions relevant du marketing de l’offre de services EPS auprès de nos publics prioritaires et de structurer les processus de relation Clients appelés à évoluer pour s’aligner sur les orientations de l’Assurance Maladie. Il intervient donc en appui du réseau, et fédère les acteurs locaux (Chargés de Conseil et Développement, cadres administratifs et Médecins Responsables des CES) autour des sujets communs visant la performance des dispositifs de promotion et l’efficacité de l’accès à l’EPS, pour l’inclusion des publics dans l’offre de l’EPS.

Ses principales missions :

• Identifier, structurer, organiser et suivre les actions de développement à mener afin de faire connaître les offres de prévention auprès des différents publics, y compris à travers les partenariats,
• Piloter et évaluer les projets et actions de promotion de l’EPS auprès des publics : campagnes d’invitations, parcours « Client », ingénierie partenariale, etc.
• Rénover et harmoniser les processus d’inscription et de gestion des rendez-vous à l’EPS jusqu’à l’arrivée du consultant,
• Suivre les indicateurs de recrutement des consultants et de la gestion de la relation clients et évaluer des actions.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

• L’arrivée de nouveaux collaborateurs :
  - Une Chargée de Mission, en charge de la gestion des partenariats le 12 septembre,
  - Un Chargé de Marketing et Promotion EPS en alternance le 12 septembre,
  - Une Chargée de relation clients le 1er décembre.
  
• Lancement du site moneps.uc-irsa.fr et du code Invitation diffusé via le courrier d’invitation.
• Refonte de tous les supports de promotion de l’EPS : invitations, plaquettes, mails, sms, site d’inscription en ligne, espace partenaires, etc.
• Création de la note de conjoncture trimestrielle Indi’CES pour l’UC-IRSA et pour chaque CES, adressée au Conseil, au personnel de l’UC-IRSA et aux directions des CPAM.
• Diffusion, dépouillement et analyse de l’enquête sur l’absentéisme à l’EPS auprès des assurés, forte de nombreux enseignements.
• Création du parcours local « jeune Femme de 25 ans » avec la CPAM d’Indre et Loire et le CES 37.
• Mise en place d’ateliers d’échanges de pratiques mensuels avec les Chargés de Conseil et Développement.
• Pilotage du groupe de travail sur de nouvelles modalités d’organisation des rendez-vous EPS.
• Contribution aux groupes de travail CNAM et Cetaf sur la stratégie de recrutement à l’EPS, la stratégie d’invitation à l’EPS et la construction de la nouvelle requête d’invitation.
• Maitrise d’ouvrage OSIRIS :
  - Pour le module gestion des RDV (prise de RDV en ligne) en lien avec le groupe TER 4
  - Pour la V3 du module Gestion des Campagnes d’invitation à l’EPS : Préparation à l’intégration de la nouvelle requête Cetaf.
  
• Démarrage des travaux sur l’inscription en ligne le 16 décembre 2022 avec les participants des groupes TER (Travail en Réseau):
  - TER 1 Recrutement des consultants à l'EPS
  - TER 2 Accueil et information du consultant
  - TER 3 Planification des séances EPS
  - TER 4 Gestion des RDV
  

Les missions relatives aux achats :

• Concevoir et conduire la politique Achats,
• Elaborer et proposer unprogramme d’achats pluriannuelà la direction,
• Gèrer les contrats fournisseurs,
• Conduire les procédures Achats en lien avec les prescripteurs de l’expression des besoins à la notification des marchés.

Les missions relatives à la gestion du patrimoine :

• Concevoir et conduire les opérations de travaux (construction, réhabilitation, rénovation, aménagement),
• Préparer, suivre le plan immobilier pluriannuel et conduire les actions d’acquisition, de cession ou de location correspondantes,
• Assurer la gestion des contrats d’assurances dommages ouvrages,
• Assurer la gestion des baux et gèrer les relations avec les bailleurs et les locataires.

La sécurité des biens et des personnes :

• Organiser la sécurité des biens et des personnes,
• Organiser la sensibilisation et la formation du personnel en collaboration avec le service RH pour la partie sécurité,
• Assurer une veille règlementaire sur les normes de sécurité et accessibilité liées aux bâtiments.

L’engagement dans la démarche environnementale :

• Structurer, mettre en œuvre et suivre la démarche environnementale,
• Coordonner des actions et superviser des indicateurs,
• Mettre en œuvre et suivre le plan de sobriété.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

• Intégration d’un nouveau collaborateur en mars 2022.
• Renouvellement des marchés Transports Prélèvements, Diffusion des campagnes d’invitations à l’EPS, Flotte automobile.
• Préparation du Schéma Directeur Immobilier UC IRSA pour la COG 2023-2027.
• Montée en charge d'un outil de gestion des contrats suite à la prise en charge de l'activité de mise en œuvre et de gestion des contrats fournisseurs.
• Formation sécurité incendie.
• Mise en place d’un outil de suivi des demandes et achats.
• Démarrage de la démarche environnementale.

LES CHIFFRES CLÉS

Les marchés :

• Intégration à 9 marchés nationaux (nouveaux ou renouvellement).
• Lancement de 2 procédures locales.
• Préparation de 1 procédure en cours qui sera lancée courant 2023

La gestion des contrats :

• 229 contrats intégrés, dont 177 actifs,
• 26 terminés,
• 26 résiliés.

Sécurité des personnes :

• 19 personnes formées en tant que EPI.

Le service ressources humaines assure la mise en œuvre de la politique de ressources humaines de l’UC-IRSA. A ce titre, le service RH est organisé par pôles de compétences :

• Le pôle Gestion Administrative du Personnel (GAP)
• Le pôle Gestion des Emplois et des Compétences (GEC)
• Le pôle Relations Sociales (RS)

L’équipe est composée de :

• 1 Responsable Administration RH (GAP)
• 1 Responsable Développement RH (GEC)
• 1 Chargée des Relations Sociales (RS)
• 1 Chargée Administration RH (GAP)
• 1 Chargée Développement RH (GEC)
• 2 Assistantes RH (GEC/GAP)
• 1 Assistant Développement RH (GEC/RS)

Pôle Gestion Administrative du Personnel (GAP)

Piloté par Martine MONMOUSSEAU ORHON, Responsable Administration RH, le pôle GAP a pour mission d’appliquer la politique et la stratégie en matière de ressources humaines sur la partie administrative du personnel.

Pôle Gestion des Emplois et des Compétences (GEC)

Piloté par Aurélie LOTTIN, Responsable Développement RH, le pôle GEC a pour mission d’assurer le développement et la pérennité de l’entreprise sur les plans stratégiques et opérationnels.

Pôle Relations Sociales (RS)

Piloté par Céline BITEUR, Chargée des Relations Sociales, le pôle Relations sociales a pour mission de représenter l’entreprise dans tous les échanges et toutes les négociations avec les partenaires sociaux ainsi qu’avec les différentes instances représentatives du personnel.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

OPTIMISER LA GESTION PREVISIONNELLE DE L’EMPLOI ET DES COMPETENCES

L'objectif est d'anticiper les besoins d’effectifs et de compétences, en fonction de l’évolution prévisible des activités tout en veillant à la Qualité de Vie et des Conditions de Travail au sein des équipes. En 2022, les actions suivantes ont été menées :

Anticiper les besoins d’effectifs et de compétences :

• Construction des référentiels emploi et compétences des métiers des CES : 10 référentiels - 209 salariés concernées - 50 participants à la production.
• Effectif au 31 décembre 2022 : 261 personnes physiques soit 210 Equivalent Temps Plein (ETP).
• Chiffres clés Recrutement : 40 recrutements - 25 personnes en CDI dont 15 Médecins et 15 personnes en CDD.
• Chiffres clés Formation : 156 salariés en formation et 4507 heures de formation.

Contribuer au développement d’une culture et de pratiques communes :

• Définition des valeurs et des savoir-être de l’IRSA : ESPRIT D’EQUIPE – RESPECT – RESPONSABILITÉ - SOLIDARITÉ

Accompagner les transformations managériales :

• Séminaire des managers en février 2022.
• Parcours de formation pour les managers des CES.

Évaluer le climat social pour assurer une Qualité de Vie et des Conditions de Travail au sein des équipes :

• Baromètre Social Institutionnel (BSI) : Le taux de participation s’élève à 38 %.

Prévenir le Sexisme au travail :

• Enquête sur les violences sexuelles et sexistes (VSS) : Le taux de participation s’élève à 35 %, 95 agents ont répondu à la totalité de l’enquête.

MISSIONS NATIONALES

• Participation à la refonte d’ALIFORM2 (Application Locale Informatique de la Gestion de la FORMation professionnelle).
• Participation à l’évolution d’ALINEA2 (Application Locale INformatique Evaluation Agents).

ELECTIONS

• Organisation des élections des Représentants du Personnel au sein du Conseil de l’UC-IRSA.

Continuellement en contact avec les services administratifs du siège social et l’ensemble des centres de l’institut, l’équipe communication, composée d’une responsable de service, de deux chargées de communication et d’une assistante s’appliquent à développer l'image de l'organisme au grès d'une stratégie de communication établie en accord avec la gouvernance.

Le service dispose d'une panoplie d'activités, allant de la conception graphique à l’événementiel, en passant par le développement web, l'édition, les relations médias, etc. Au delà de sa mission globale de définition et de mise en place d'une stratégie de communication, l’équipe valorise les événements et les projets de la structure, tout en développant la communication interne. Elle s’attache à renforcer chez les agents une culture d'entreprise et un sentiment d’appartenance, en les plaçant au cœur de l'actualité, et ce, grâce à l’animation d’un réseau de correspondants sur l’ensemble du territoire.

Son action d'interface entre l’organisme et le monde extérieur place le service communication au centre des enjeux de l’institut. Rattachées au directeur, les communicantes sont associées aux réflexions, projets engagés et perspectives à venir. L’équipe peut ainsi jouer pleinement un rôle de conseil et d'accompagnement auprès de la direction générale dans le cadre de sa mission mais aussi en cas de crise.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

L’année 2022 fut rythmée par de multiples nouveautés produites par le service Communication qui a dans le même temps veiller à faire rayonner la feuille de route de l’organisme auprès des différentes parties prenantes, afin d’accompagner aux changements.

Au-delà de cette mission, l’équipe a cultivé tout au long de l’exercice des temps forts autour d’évènements tels que le bilan de mandature du conseil de l’UC-IRSA, l’inauguration du CES de Laval intégré à la CPAM de la Mayenne et la seconde édition de la Journée du Personnel.

• Enrichissement des outils de communication dédiés à la promotion de l’offre de service en collaboration avec la CNAM, le CETAF et l’UC CMP.
• Lancement des premières campagnes Instagram dédiées aux jeunes femmes de 25 ans : @Jai25AnsEt.
• Création de la toute première vidéo institutionnelle de l’IRSA.
• Conception du nouveau site internet de l'IRSA. Moderne, illustré et intuitif, il est désormais en ligne et accessible à tous.